Tin học đại cương - Excel

= ROUND (345.146,2)

346.15

Tab Font

định dạng phông chữ

Ribbon là gì

là cụm lệnh được trình bày nay trên màn hình

HOME

(CHỮ) cắt, dán, sao chéo, định dạng, tìm-lọc dữ liệu

INSERT

(HÌNH VẼ) chèn bảng, sơ đồ, đồ thị, kí hiệu

PAGE LAYOUT

hiển thị bảng tính, in ấn

FORMULAS

HÀM

DATA

cơ sở dữ liệu

REVIEW

kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, thiết lập bảo vệ bảng tính

VIEW

hiển thị bảng tính phóng to, thu nhỏ, chia màn hình

ADD-INS

chỉ xuất hiện khi Excel mở 1 tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung các hàm

Thực đơn ngữ cảnh (Shortcut menu)

• Nhấn phải chuột

• Thao tác cho ô, vùng, bảng, đồ thị … đã chọn

Worksheet

là 1 trang bảng tính được cấu tạo bởi cột và hàng

Cột của Worksheet ?

A, B, C … XFD → 16.384

Hàng của Worksheet ?

1, 2, 3, … 1.048.576

Địa chỉ ô

= tên cột + tên hàng

Địa chỉ vùng

= ô đầu : ô cuối

Tên Workbook

= chữ cái (không phân biệt chữ hoa, chữ thường), số, một số ký tự đặc biệt (dấu cách)

Các ký tự không được dùng làm tên Workbook

, / \ * “ | : ;

Chọn Sheet liên tục

chọn Sheet đầu tiên → giữ Shift → chọn Sheet cuối cùng

Chọn Sheet không liên tục

giữ Ctrl → lần lượt chọn từng Sheet

Chọn 1 ô

nhấn chuột trái

Chọn nhiều ô

Ctrl → chọn các ô

Chọn vùng dữ liệu : (Worksheet)

• Liên tục (2)

• Rời rạc

• Liên tục (2): giữ chuột trái → kéo chọn / chọn ô đầu → Shift → chọn ô cuối

• Rời rạc: vùng đầu → Ctrl → chọn tiếp vùng khác

Nhập dữ liệu (Worksheet)

• Nhập cho nhiều ô cùng 1 lúc ?

chọn vùng cần nhập → gõ dữ liệu → kết thúc = Ctrl + Enter

để xuống dòng trong 1 ô

Alt + Enter

để sửa dữ liệu

• nháy kép vào ô

• nhấn F2 vào ô hiện hành

Sao chép dữ liệu (Worksheet)

Home → Copy (Ctrl+C) → Paste (Ctrl+V)

Di chuyển dữ liệu (Worksheet)

Home → Cut (Ctrl+X) → Paste (Ctrl+V)

Chèn hàng

chọn vị trí cần chèn → Home → Insert → Insert sheet rows

Đặc điểm hàng mới được chèn

• vị trí: trên hàng được chọn

• số hàng chèn thêm = số hàng được chọn

Chèn cột

chọn vị trí cần chèn → Home → Insert → Insert sheet columns

Đặc điểm cột mới được chèn

• vị trí: bên trái cột được chọn

• số cột mới = số cột chọn

Xóa hàng/ cột

Chọn hàng/ cột cần xóa → Home → Delete → Delete rows/ columns

Thay đổi kích thước hàng/ cột (3)

• nháy kép vào đường biên

• để chuột vào đường biên hàng/ cột → kéo

• Home → Format → Row height/ Column Width

Ẩn/ hiện hàng/ cột:

Home → Format → Hide & Unhide

Cố định hàng/ cột

đặt con trỏ vào ô phía DƯỚI hàng & bên PHẢI cột cần cố định → View → Freeze Panes → Freeze Panes/ Unfreeze Panes

Muốn cố định 2 dòng trên cùng & 3 cột đầu tiên bên trái sao cho khi kéo xuống & di chuyển sang phải vẫn thấy ttin thì ĐẶT CON TRỎ Ở ĐÂU ?

D3

Một ô công thức trong Excel

• bắt đầu bằng dấu =

• gồm 2 thành phần: công thức và giá trị

• nội dung trong ô hiển thị giá trị, công thức hiển thị trên thanh công thức

Toán tử số học

+, -, *, /, ^

Toán tử chuỗi

& (nối chuỗi)

Toán tử so sánh

Toán tử logic

• Và: AND

• Hoặc: OR

• Phủ định: NOT

có 2 cách thực hiện công thức

1. Tính trực tiếp trên từng ô

2. Tính toán dựa trên địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

• mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới: tên hàng & tên cột thay đổi theo kiểu tịnh tiến song song

• D4: =A4+B4 → D5: =A5+B5

Địa chỉ tuyệt đối

• mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới thì tên hàng và tên cột không đổi

• D4: =$A$4+$B$4 → D5: =$A$4+$B$4

• ngta ký hiệu $ trước tên cột và tên hàng

Địa chỉ hỗn hợp

• kết hợp cả tương đối và tuyệt đối

• D4: =$A4+$B$4 → D5: =$A5+$B$4

Sao chép công thức

• là thao tác chép công thức đến vị trí mới và giá trị của công thức lúc này phụ thuộc vào loại địa chỉ của các thành phần tham gia vào công thức

Cách thực hiện sao chép công thức

• di chuyển chuột đến góc phải dưới của ô → con trỏ biến thành + → kéo đến ô cần chép

Di chuyển công thức

• là thao tác chuyển công thức đến vị trí mới, địa chỉ và giá trị của công thức không đổi

Cách thực hiện di chuyển công thức

nhấn chuột vào ô chứa công thức → đưa con trỏ chuột lên đường viền → mũi tên 4 chiều → kéo đến vị trí cần và thả ra

Trong Excel, nếu ô A1 chứa 5, ô A2 chứa 100, ô A3 chứa 200 và ô B2 chứa công thức =A2+(1+SAS1), khi sao chép công thức này xuống ô B3, ô B3 sẽ có giá trị ?

B3: =A3+(1+$A$1)

= 200 + (1+5) = 206

Trong Excel, nếu ô B2 chứa 20, ô B3 chứa 30, ô B4 chứa 40 và ô C2 chứa công thức: =B2+(5+BS3) khi di chuyển công thức này xuống ô C3 thì ô C3 có giá trị ?

C3: =B2+(5+B$3)

= 20 + (5+30) = 55

cấu trúc HÀM

Đối số có thể là

• các giá trị

  • =SUM(10,7)

  • =LEN(“DHYHN“)

• địa chỉ

  • =SUM(A1,C1,E1,K1)

• vùng dữ liệu

  • =SUM(A1:B6)

• hàm khác

  • =AVERAGE(SUM(5,6),9)

Hàm có thể có bao nhiêu đối só ?

• 0,1, … nhiều

  • =now()

Cách khởi tạo một hàm

1. gõ trực tiếp hàm vào

2. Formulas → Insert Function

Danh sách các loại hàm

• AutoSum

• Recently Used

• Financial

• Logical

• Text

• Date & Time

• Lookup & Reference

• Math & Trig

• More Functions

• các hàm cơ bản

• các hàm sử dụng gần đây

• các hàm về tài chính

• các hàm logic

• các hàm văn bản

• các hàm ngày tháng

• các hàm tìm kiếm

• các hàm toán học, lượng giác

• các hàm khác

=SUM(n1;n2;…;nk)

tính tổng của k số : n1, n2, … nk

=SUM(6;7)

13

=SUMIF(vùng dữ liệu, điều kiện)

tính tổng các phần tử trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện

=SUMIF(M2:M31, “>=45“)

=COUNT(vùng dữ liệu)

đếm số phần tử kiểu số trong vùng dữ liệu (bỏ qua ô trống)

=COUNT(5,4,6,”DHY”)

3

=COUNTA(vùng dữ liệu)

đếm số phần tử trong vùng dữ liệu (cả số và ký tự) (bỏ qua ô trống)

=COUNTA(4,7,3,8,”CC”)

5

=COUNTIF(vùng dữ liệu, điều kiện)

đếm số phần tử trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện

=COUNTIF(N2:N31,”>=6.5”)

=AVERAGE(n1;n2;…;nk)

tính giá trị trung bình của k số

=MAX(n1;n2;…;nk)

cho giá trị lớn nhất trong k số

=MIN(n1;n2;..;nk)

cho giá trị nhỏ nhất trong k số

=MODE(n1;n2;…;nk)

cho biết giá trị thường gặp nhất trong 1 dãy số

=LEFT(text, num_chars)

trả về 1 số lượng ký tự đầu tiên bên trái của chuỗi theo só lượng đc chỉ định

=LEFT(“ĐHYHN“,3)

ĐHY

=RIGHT(text, num_chars)

trả về 1 số lượng ký tự tính từ bên phải của chuỗi, theo số lượng đã đc chỉ định

=RIGHT(“ĐHYHN“,3)

YHN

=LEN(text)

đếm số ký tự trong 1 chuỗi (cả dấu cách)

=LEN(“ĐHY HN”)

6

=PROPER(“BM TOÁN TIN“)

Bm Toán Tin

=PROPER(text)

đổi ký tự đầu tiên trong mỗi từ của chuỗi thành chữ in hoa, các ký tự còn lại là chữ in thường

=UPPER(text)

đổi tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ in hóa

=UPPER(“Bm Toán Tin“)

BM TOÁN TIN

=LOWER(text)

đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi thành chữ in thường

=LOWER(“ĐHYHN“)

đhyhn

=TRIM(text)

xóa tất cả những khoảng trắng không cần thiết trong chuỗi văn bản, chỉ chừa lại những khoảng trắng dùng làm dấu cách giữa các từ

=TRIM(“ Trường Đại học Y Hà Nội“)

“Trường Đại học Y Hà Nội“

=NOW()

cho biết ngày tháng năm và giờ hiện tại của hệ thống

=TODAY()

cho biết ngày ttháng năm hiện tại của hệ thống

=DAY(D)

cho biết ngày của đối số kiểu ngày tháng

=MONTH(D)

cho biết tháng của đối số kiểu ngày tháng

=YEAR(D)

cho biết năm của đối số kiểu ngày tháng

Cho ô G1 chứa giá trị “3/29/2011“

• =DAY(G1)

• =MONTH(G1)

• =YEAR(G1)

• 29

• 3

• 2011

=ABS(biểu thức số)

hàm cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số

=ABS(-4)

4

=POWER(x,n)

hàm cho kết quả x mũ n

=POWER(4,3)

64

=SQRT(biểu thức số)

hàm cho kết quả là căn bậc hai của biểu thức số

=SQRT(16)

4

=EXP(x)

hàm cho kết quả e mũ x

=PI()

hàm cho kết quả là số pi

=IF(biểu thức logic, giá trị 1, giá trị 2)

hàm cho kết quả là giá trị 1 nếu biểu thức logic đúng và ngược lại nhận giá trị 2 khi biểu tthức logic sai

=IF(4=sum(2,3),5,7)

7