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• La función gerencial de organizar es diseñar y mantener los sistemas de funciones.

  • El propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana.

• Una función organizacional debe incorporar:

  • objetivos verificables

  • una idea clara de las principales obligaciones o actividades

  • un criterio claro de la función o una autoridad

• organizar se define como:

  • identificar y clasificar las actividades necesarias

  • agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos

  • asignar cada grupo a un gerente con la autoridad necesaria para supervisarlo

  • proveedor de coordinación horizontal y vertical

    • coordinación horizontal: al mismo nivel organizacional o uno similar

    • coordinación vertical: entre las oficinas corporativas, las divisiones y los departamentos

• Organización: Estructura intencional y formal de funciones o puestos.

  • Para eliminar la incertidumbre se debe diseñar una estructura que especifique quién hace qué.

  • Estructura intencional de funciones: las personas deben desempeñar ciertas funciones, los papeles a desempeñar se deben de diseñar intencionalmente para garantizar que se realicen las actividades requeridas, y se coordinan entre sí para trabajar en grupo

Organización formal e informal

• Organización formal: Estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.

  • Incluso la más formal de las organizaciones debe ser flexible y permitir el crecimiento y la utilización de talentos creativos.

• Organización informal: Red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entre sí.

  • Surge sin un propósito común consciente.

División organizacional: el departamento

• Departamento: Área, división o unidad específica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.

Niveles organizacionales

• Los niveles en una organización limitan el ámbito de la gestión.

  • La cantidad de personas que puede supervisar un gerente es limitada.

Problemas con los niveles

• Los niveles son costosos

• Los niveles complican la comunicación

• Muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control

Postura de la administración operativa

• Principio del ámbito de la administración: Hay un límite a la cantidad de subordinados que un gerente puede supervisar con efectividad, pero la cantidad exacta dependerá tanto del efecto de los factores subyacentes como de las propias habilidades del gerente.

Factores que determinan un ámbito efectivo

Necesidad de equilibrio

• Se requiere un equilibrio preciso de todos los factores pertinentes a una situación determinada.

  • Cada proyecto u organización tiene sus propias limitaciones.

  • Ej: mientras en el ejército se necesita cometer cero errores, puede que en una tienda se fomente la creatividad.

Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor e intraemprendedor

• A veces es necesario hacer ajustes organizacionales para promover el espíritu emprendedor.

• Intraemprendedor: Persona que se enfoca en la innovación y la creatividad y que transforma una idea en un proyecto rentable mientras opera dentro de un ambiente organizacional establecido.

• Emprendedor: Persona que crea una compañía para aprovechar las oportunidades de mercado.

Crear un ambiente para el espíritu empresarial

• Los administradores deben promover las oportunidades para que los emprendedores utilicen su potencial de innovación.

  • Los emprendedores deben poder asumir riesgos y dedicar tiempo a sus ideas.

• Formas de mejorar el ambiente:

  • La alta dirección debe indicar claramente qué valora como comportamiento innovador y crear incentivos para esas actividades

  • Debe hacerse notar la falta de esfuerzos emprendedores

  • Debe promulgarse un proceso definido de solicitudes de ideas para nuevos productos y servicios.

  • Deben dedicarse tiempo y capital a impulsar actividades creativas

  • La alta dirección debe ser evaluada por las innovaciones que provienen de sus departamentos

  • Los objetivos corporativos deben incluir expectativas de nuevos ingresos y beneficios de las innovaciones desarrolladas.

• Solo cuando se establecen procesos e incentivos claros para la innovación, los emprendedores darán sus contribuciones óptimas

• Volverse emprendedor cada vez es más popular en la vida profesional

Innovación y espíritu emprendedor

• Los emprendedores tienen ideas creativas, usan sus capacidades para satisfacer necesidades identificables, y si tienen éxito pueden volverse ricos.

• La innovación se produce gracias a:

  • Un suceso, fracaso o éxito inesperados

  • Incongruencia entre lo que se supone y lo que de verdad es

  • Proceso o tarea que necesite mejora

  • Cambios en la estructura del mercado

  • Cambios en la demografía

  • Cambios en la forma de percibir las cosas

  • Conocimientos nuevos

• A veces las innovaciones más exitosas son las mundanas

• Cuando pensamos en emprendedores de éxito, pensamos en Steve Jobs o Bill Gates.

Reingeniería de la organización

• Reingeniería: volver a empezar.

  • Si volviera a crear esta compañía hoy, partiendo de la nada, sabiendo lo que ahora sé y con la tecnología actual, ¿qué haría?

  • Repetir el pensamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para obtener mejoras importantes en medidas decisivas de desempeño contemporáneas, como costos, calidad, servicio y rapidez

Aspectos clave

• Repensar los fundamentos de lo que hace la organización y por qué

  • Un analista de sistemas externo puede revelar muchas ineficiencias

• Rediseño radical de los procesos de la empresa

  • No una modificación, sino una reinvención

  • A veces se malinterpreta que su propósito es reducir costos, y no siempre es así

• Se requiere resultados importantes

• Procesos

  • el análisis de los procesos debe incluir el análisis de los sistemas técnicos y humanos

La estructura y el proceso de organizar

• La estructura organizacional debe reflejar

  • Objetivos y planes, de ellos se derivan las actividades

  • La autoridad disponible para la administración

  • El ambiente que rodea (STEEPLE)

  • Consideración por las limitaciones y costumbres de las personas

La lógica de organizar

1. Establecer los objetivos de la empresa

2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo

3. Identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar esos objetivos

4. Agrupar las actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles

5. Delegar a la cabeza de grupo la autoridad necesaria

6. Unir los grupos de manera horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad y flujos de información

Conceptos erróneos

• Organización no supone especialización

• Actividades específicas no significan limitadas

• No existe la mejor forma de organizar

Preguntas básicas que debe hacerse una organización efectiva

• ¿Qué determina el ámbito de la administración y, por tanto, los niveles organizacionales? (Respondida en este capítulo).

• ¿Qué determina el marco básico de la formación de la departamentalización y cuáles son las fortalezas y debilidades de sus formas básicas? (Respondida en el capítulo 8).

• ¿Qué tipos de relaciones de autoridad existen en las organizaciones? (Respondida en el capítulo 9).

• ¿Cómo debe difundirse la autoridad por la estructura de la organización y qué determina el grado de esta difusión? (Respondida en el capítulo 9).

• ¿Qué debe hacer el gerente para que la teoría de la administración funcione en la práctica? (Respondida en el capítulo 10).

Resumen

• El término organización se utiliza a menudo de manera imprecisa. La organización formal es una estructura intencional de funciones, mientras que la organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por una autoridad formal, sino que surgen de manera espontánea. El ámbito de control de la administración es la cantidad de personas que un gerente puede supervisar con efectividad; un ámbito amplio genera pocos niveles organizacionales y uno estrecho, muchos; asimismo, no existe una cantidad definida de personas que un gerente pueda supervisar con efectividad, ésta depende de varios factores subyacentes, entre ellos, el nivel de capacitación de los subordinados que se requiere y se tiene, la claridad en la delegación de la autoridad y en los planes, el empleo de estándares objetivos, la adaptación al cambio, la efectividad de las técnicas de comunicación, la cantidad necesaria de las relaciones interpersonales y el nivel en el que se ubica dentro de la organización.

• Intraemprendedores y emprendedores se enfocan en la innovación y creatividad, por lo que es responsabilidad del gerente crear un ambiente que promueva el espíritu emprendedor.

• La reingeniería que puede requerir un rediseño de los procesos en las organizaciones se ha vuelto popular en algunas compañías, pero los resultados de estos esfuerzos han mostrado ser tanto positivos como negativos.

• Los pasos para organizar son:

  • Formular tanto metas como objetivos, así como políticas y planes de apoyo para alcanzarlos (en sentido estricto, esto se realiza en la planeación).

  • Identificar, clasificar y agrupar las actividades.

  • Delegar y coordinar la autoridad así como las relaciones de información.

Conceptos

• departamento

• espíritu empresarial e intraempresarial

• factores que determinan el ámbito de la gestión

• funciones organizacionales

• innovación

• espíritu emprendedor

• organización formal

• organización informal

• organizar

• pasos lógicos para organizar

• preguntas básicas para organizar con efectividad

• principio del ámbito de la administración

• reingeniería y sus aspectos clave