“IMPACTO FINANCIERO DE LA TOMA DE DECISIONES EN EL DEPARTAMENTO DE CALIDAD”.

INTRODUCCIÓN.

Calidad es algo que cada empresa se esfuerza por obtener y a menudo es muy difícil de alcanzar.

El cumplimiento de los requisitos del cliente y de otras partes interesadas relevantes, se utilizan como retroalimentación para evaluar y validar si se han logrado los objetivos previstos por la Dirección.

DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

Es aquella área que se ocupa de asegurar el cumplimiento de la política de la empresas en este campo. Es decir, verifica que los objetivos que se han planteado en las etapas previas se cumplan dentro de los plazos previstos y con los recursos que han sido asignados. De su conformación adecuada depende el éxito del producto.

Existe un responsable del área, que por lo general se llama «gestor de calidad» o «asesor interno de calidad». En él y su equipo recaen las labores de seguimiento y control adecuado.

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad necesita una autoridad o figura visible dentro del mapa corporativo. No obstante, en aquellos casos en que los procesos son más complejos, esta persona debe estar acompañada de uno o varios grupos de colaboradores.

Los colaboradores conforman el Departamento de Calidad que deberán cumplir las siguientes funciones:

Armonizar la Política de Calidad con los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, como por ejemplo el que establece la norma ISO 9001.

Liderar proyectos para asegurar la calidad en la empresa. Esto incluye elementos como análisis de riesgos, acciones de verificación, elaboración de reseñas de diseño y auditorías.

Impulsar la interacción entre los equipos que participan de una manera u otra en los procesos de mejora continua. Es importante que cada integrante sea consciente del papel que juega en el conjunto de la empresa y que, además, conozca el del resto de colaboradores.

Administrar la documentación relacionada con los procesos de calidad y los marcos legales y jurídicos que los sustentan.

Velar por el adecuado entrenamiento y la formación del personal de la empresa. Antes de implementar un Sistema de Gestión de Calidad, es necesario asegurarse de que los trabajadores están bien capacitados para la elaboración de las tareas que se les delegan.

Participar activamente en los procesos de diseño y elaboración y en el lanzamiento de nuevos productos. Esto ayudará a que el Sistema de Gestión evolucione a partir de soluciones y nuevas prácticas.

La calidad no debe ofrecerse única y exclusivamente en los productos finales, sino que debe estar presente a lo largo de todo el proceso de producción, incluyendo la fabricación.

El objetivo del Departamento de Calidad de cada organización es el aseguramiento de la calidad como parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de calidad y resultando clave para asegurar la eficiencia de la producción.

BENEFICIOS DE UN BUEN CONTROL DE CALIDAD.

• La calidad ayudará a llevar mejor los factores negativos (aumento del precio de la energía o de las materias primas así como las exigencias del mercado), mejorara el punto de vista del cliente en cuanto a la relación calidad / precio y, por último, consigue mantener o mejorar la imagen de marca, consiguiendo clientela fiel y desarrollo del mercado.
• La calidad mejora las prestaciones técnicas, también mejora las propiedades ligadas a su utilización (fiabilidad, de mantenimiento y duración de vida).

NORMA ISO 9000.

Es una norma de Gestión de Calidad que contiene las directrices que permiten aumentar la eficiencia de un negocio y la satisfacción del cliente.

El objetivo de la ISO 9000 es implementar un sistema de gestión de calidad dentro de una organización, aumentar la productividad, reducir los costos innecesarios y garantizar la calidad de los procesos y productos.

Es aplicable a empresas y organizaciones de cualquier sector. El enfoque orientado a procesos hace que la norma sea aplicable también a organizaciones que prestan servicio.

Es importante hacer hincapié en que la ISO 9000 no es un conjunto rígido de requisitos, y que las organizaciones tienen la flexibilidad en cómo implementan su sistema de gestión de calidad. Esta libertad permite que la ISO 9000 se pueda utilizar en una amplia gama de organizaciones y empresas grandes y pequeñas.

Con esta norma, una organización puede identificar la raíz del problema y por lo tanto, encontrar una solución. Al mejorar la eficiencia, aumentan los ingresos.

Dado que el consumidor es lo más importante para una compañía, ISO 9000 se enfoca en el cliente.

PRINCIPIOS DE LA NORMA ISO 9000.

ENFOQUE AL CLIENTE.

El cliente es el objetivo principal de una empresa. Respondiendo a las necesidades de los clientes, una organización puede identificar correctamente las claves para aumentar sus ingresos, proporcionando los productos y servicios que el cliente está buscando.

LA BUENA DIRECCIÓN.

Un equipo de buenos líderes establecerá rápidamente la unidad y la dirección en un entorno empresarial. Su objetivo es motivar a todos los que trabajan en el proyecto.

PARTICIPACIÓN DE PERSONAS.

La inclusión de todos dentro del equipo de trabajo es fundamental para el éxito. La participación sustancial permitirá una inversión en personal en un proyecto y a su vez crear trabajadores motivados y comprometidos. Este personal tiende a la innovación y a la creatividad y utilizan sus habilidades para completar los proyectos.

ENFOQUE A LA GESTIÓN DE CALIDAD.

Los mejores resultados se consiguen cuando las actividades y los recursos se administran juntos. Este enfoque de proceso de la gestión de la calidad puede reducir los costos a través de la utilización eficaz de recursos, personal y tiempo.

MEJORA CONTINUA.

Debe ser un objetivo permanente de cada organización. A través de mayor rendimiento, una empresa puede incrementar los beneficios y ganar una ventaja frente a competidores. Si una empresa está dedicada a la mejora continua y se alineará actividades de mejora, se conduce a un desarrollo más rápido y más eficiente.

ENFOQUE PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Las decisiones eficaces se basan en el análisis y la interpretación de información y datos. Al tomar decisiones antes ya estudiadas, una organización tiene más probabilidad de tomar la decisión correcta.

RELACIONES CON PROVEEDORES.

Es importante establecer una relación beneficiosa mutua entre la empresa y los proveedores; esa relación crea valor para ambas partes. Un proveedor que reconoce una relación beneficiosa puede reaccionar rápidamente cuando una empresa necesita responder a las necesidades del cliente y a los cambios del mercado.

NORMA INTERNACIONAL ISO 9001.

Está enfocada en la consecución de la calidad en una organización mediante la implementación de un Método o Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

En esta norma, se establecen los requisitos de un Sistema de Gestión de Calidad, que permiten a una empresa demostrar su capacidad de satisfacer los requisitos del cliente.

La norma estipula la adopción de la gestión por procesos como medio de identificar claramente y gestionar el Sistema de Gestión de Calidad y las oportunidades para la mejora.

ETAPAS DE LA CALIDAD EN LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN

EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN.

Establecer el equipo de trabajo del sistema de gestión de calidad que se vaya a implantar valorando la posibilidad de contar o no con apoyo externo, por ejemplo de un consultor.

Es necesario nombrar a un coordinador del proyecto que sea el responsable de diseñar, desarrollar e implantar el sistema de calidad en el proceso de producción de la organización, así como es necesario contar con el apoyo continuo del equipo directivo.

Será necesario, elaborar un presupuesto así como diseñar el mejor sistema con el fin de garantizar que todos los miembros de la organización reciban toda la información necesaria relativa a la implantación del sistema de calidad.

El éxito de la implantación de un sistema de calidad vendrá condicionado por la respuesta a las siguientes cuestiones:

• Proyecto o tarea: ¿Qué hay que hacer?
• Objetivos: ¿Qué debemos / queremos? ¿Para qué queremos lograrlo?
• Resultados: ¿Qué debe obtenerse? ¿Cómo reconocemos el logro de los objetivos?
• ¿Con qué “inputs” contamos?
• ¿Qué “inputs” necesitamos?
• ¿Cuáles son las condiciones básicas para la implantación?
• ¿Qué medidas concretas han de llevarse a cabo para lograr ese resultado?

(Inputs: Son todos aquellos factores o recursos que se emplean en el proceso de producción).

FASE DE IMPLANTACIÓN: DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA.

La normativa exige que el sistema de gestión de la calidad se encuentre documentado. Dicha documentación debe ser sencilla, eficaz y reflejar de la realidad de la empresa.

Los documentos básicos que deben contener el sistema de calidad son:

• Manual de gestión (es el documento que establece los objetivos y los estándares de calidad de una compañía, describe sus políticas de calidad y los instrumentos con los que la empresa o el negocio se dota para lograr los objetivos fijados).
• Procedimientos (hace referencia a la determinación del modo en el que se va a llevar a cabo una tarea, el enfoque que se le va a dar y quién lo va a realizar.)
• Instrucciones de trabajo (documento que especifica la manera en que será el sistema de calidad y de control interno de la entidad. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso).
• Documentación externa (especificaciones de producto, especificaciones de logística, hojas de datos de seguridad de materiales).
• Planes de calidad (es información documentada que especifica los procedimientos de trabajo y como se deben aplicar en el proceso, quienes son las personas que deben aplicarlos y cuándo tienen que aplicarse a un proyecto, producto o proceso).
• Política de gestión (se refleja a través de un documento que describe el papel de los tres agentes principales en la Gestión de Calidad: el cliente, el mercado y la empresa.).

En cuanto a las fases en que se llevará a cabo la documentación del sistema de calidad nos encontramos:

• Manual de calidad: Descripción de la empresa y de su historia, Política de Calidad y objetivos de Calidad. Siendo muy importante el proceso de difusión de la política y objetivos de la calidad dentro de la empresa.
• Mapping de procesos: definición de los procesos y niveles de procesos de la empresa, además de sus interacciones.
• Estructura y desarrollo de los procedimientos: documentando los que se crean oportunos.

AUDITORIA DEL SISTEMA.

Deberá realizarse una auditoría interna al sistema para comprobar el correcto funcionamiento del mismo. Del resultado se obtendrá una imagen clara de en qué medida el sistema de calidad ha sido implantado y funciona en la práctica.

Una vez que el sistema de gestión de la calidad esté funcionando y las primeras auditorías internas del sistema se hayan realizado con éxito, será el momento de decidir si se desea certificar o no este Sistema de Gestión de la Calidad, siguiendo la norma ISO 9001:2008.

DEPARTAMENTOS CON LAS QUE SE RELACIONA EL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

• Departamento de Producción.

Es el encargado de fabricar el producto, pero además de producir se ocupa de otras tareas, tales como: Analizar los productos o servicios. Medir los tiempos de ejecución.

Departamento de Marketing.

Reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a su disposición en el momento oportuno, en la forma y cantidad correctas.

• Departamento de Recursos Humanos.

El objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados y reclutamiento, de selección, de capacitación, y desarrollo.

• Departamento de Compras.

La principal función es adquirir buenas materias primas, a buen precio y sin roturas de stock.

En él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, herramientas, maquinaria y equipo) indispensable para la producción de los productos.

• Departamento Financiero.

La principal función es la de realizar las cancelaciones de las obligaciones económicas de la empresa. Como así también la de gestionar las partidas de ingresos y gastos que pueda tener la compañía.

IMPACTO FINANCIERO.

La calidad en los productos tiene un efecto importante en el ingreso por ventas (mediante participación en el mercado y los precios). La ausencia de deficiencias, las cuales dependen de la calidad de cumplimiento, tiene un efecto importante en los costos, mediante la reducción de desperdicios, quejas, reprocesos, entre otros.

La relación ingresos y costos, fruto de las dimensiones de la satisfacción del cliente, es una medida de la productividad empresarial.

En donde los ingresos representan los resultados obtenidos o generados y los costos, los recursos consumidos.

El uso de la norma ISO 9000 genera una reducción de costos indirectos, principalmente en ventas y gastos administrativos, lo que aumenta la rentabilidad.