Chapter 4: Writing Email Replies

Je voudrais poser ma candidature pour le poste de moniteur de ski.

I would like to apply for the ski instructor job.

Répondez dans les meilleurs délais.

Answer as soon as possible.

Dans l’attente d’une réponse favorable,

Pending a favorable response,

“Pourriez-vous me renseigner . . .?”

Try using the inversion interrogative structure as much as possible, this phrase should be used rather than, “Vous pourriez me renseigner . . .?”

Monsieur, Madame,

Opening an Email: In the event you are writing to a totally unknown person, you should use this form of address

Cher monsieur, Cher monsieur Dupont, Chère madame, Chère madame Flaubert,

If you have met the person and have established a closer yet formal relationship, you may use one of the following forms of address:

Monsieur or Madame

With individuals who bear a professional title, use ______or ____followed by the professional title.

Cordiales salutations, Cordialement, Bien cordialement, Bien à vous, Sincères salutations, Avec mes salutations les plus cordiales, Sentiments distingués, Avec reconnaissance, Recevez mes sentiments respectueux,

all equivalents of a simple sincerely,

Je vous remercie de votre réponse.

I thank you for your answer.

Je vous remercie de m’avoir répondu dans un si bref délai.

I thank you for having answered so promptly.

Je vous suis reconnaissant(e) de m’avoir contacté(e).

I thank you for having contacted me.

Merci d’avance.

I thank you in advance.

Avec mes remerciements.

Many thanks.

J’attends votre réponse.

I am looking forward to your answer.

Nous allons donner suite à votre demande.

We will consider your request.

Suite à votre demande, nous confirmons les dates de votre séjour.

To follow up on your request, we confirm the dates of your stay.

Nous vous prions de répondre immédiatement.

Please answer immediately.

Vous devriez envisager un nouveau plan.

You should contemplate a new plan.

Quels moyens de transport préférez-vous?

What means of transportation do you prefer?

Nous accordons des bourses d’étude.

We grant scholarships.

Nous offrons une formation de deux semaines.

We offer a two-week training.

Le stage aura lieu en juin.

The internship will take place in June.

Suivez les démarches ci-joint.

Follow the attached/enclosed steps.

Nous avons besoin de renseignements.

We need some information.

L’hébergement est compris.

Lodging is included.

The “Big 5” for Email Success

An opening greeting

An answer to question #1 (the original email generally contains 2 questions)

An answer to question #2

A request for additional information (the item most often forgotten by students)

A closing